認識自已~
我的思維風格是C型,我經常站在別人的立場著想,維持團隊的和諧,在職場上任職主管,遵循著"僕人式領導",以溝通互動的方式與團隊成員互動,引導朝向共同目標
首先很幸運及感恩學習『職場溝通軟功夫』，這門課是由王晃三(王三呆)老師、鄧治東老師、鄭憲勇老師搭出黃金陣容的延伸選修通識『人類』。
在課程中培養各種生活情境和職場工作中不可或缺的『溝通力』!
我把修練的過程與你分享~
1. 故事的起頭
1.1 個人溝通 問題 的 探索 、 盤 點與整理
回顧2021/6/26我寫下疫情拉遠了人與人之間的距離，但是，不希望拉開『心』與『心』的距離。~從和人說一聲『謝謝』開始……
有人告訴我:
“大家都有自己的工作 現在每個人都被動了 包括我自己 因為我覺得態度跟責任感 決定我要不要幫忙 不是別人就必須要幫你
公司對員工如何、大家都清楚、只不過自己選擇了這個公司及工作、就必須適應。
這次的事件、把大家不敢說的事、搬上台面、也說明了格局及氣度。
看看員工的向心力就知道答案了。”
* * * *
因此,我想做些改變,
先從自己的部門試試看~
* * * *
我想藉這段期間，我和工程師們給自己一個課題:『溝通及協調』～
若產生溝通及協調不順利，請大家給予提醒及告訴我和工程師們，
我會要求工程師們包括我去傾聽及了解，站在你們的角度和立場，思考忽略了什麼，找到合適的做法。
也希望研發團隊主動的關心自己開發部的人，事，物。
* * * *
職場的關係出現惡化，靜下心來想，不當的溝通、無效的溝通，拉開了同事間的關係，影響了工作的產值。
盤點一般常見的溝通壞習慣如附件一，優先挑選改變自己的5項:
*冷場，讓彼此都尷尬
*說話難引起共鳴
*質疑他人的觀點:
*說不當的語法:「我這人說話比較直」
*音量太小
再從5項優先挑選了2項進行微功夫練功
*冷場，讓彼此都尷尬
*說話難引起共鳴
1.2 主題選定與說明 ：：(變什麼？變怎樣？ ？)
~變什麼？
*冷場，讓彼此都尷尬
*說話難引起共鳴
~變怎樣？
*回應他人的話題，
**目標:1. 一對一談話場景：讓話題延續至少1次
2.接話不超過5秒
**目標:1.討論會議結束內引發至少1個人的共鳴
2.下次會議看到至少1個人有效的回應(如報告)
1.3選題理由 為什麼你選定這個主題？
因為我在職場已經身為主管，與同事互動，與上司溝通及與客戶交流，不宜造成冷場尷尬場面，影響關係。
也因為身為主管，需要有效引導下屬，跨部門運作順暢，若無法引起共鳴，工作成效不彰。
2. 過程 規劃 (怎麼變？ ？) 你 預備如何進行？
2.1 規劃了那些行動 ，
參考了大家及自己想想的溝通小丁點如附件二,適時在自己設定目標,帶入這些溝通小丁點
~變怎樣？
*避免冷場，回應他人的話題
**目標:1. 一對一談話場景：讓話題延續至少1次
2.接話不超過5秒
*引發他人的共鳴
**目標:1.討論會議結束內引發至少1個人的共鳴
2.下次會議看到至少1個人有效的回應(如報告)
2.2 三一功如何應用在主題中
微功夫 轉身功 、 終始功 、 且慢功 與一步功 練功
*避免冷場，回應他人的話題
~且慢功: 先整理不冷場的常見方法:如附件二
嘗試套在與人溝通過程中
~終始功:目標與公司同仁產生良善的關係
讓同仁不會感受冷場尷尬的情境
目標:1. 一對一談話場景：讓話題延續至少1次
2.接話不超過5秒
~一步功:除了不冷場,我還有,還要,還可以做什麼?
我可以創造新的話題嗎?
我要注意對方的表情
我可以詢問對方是否我讓他感到尷尬
~轉身功:還可以問問軟實力的老師
可以問問同事
可以請教他人如何化解冷場尷尬
*引發他人的共鳴
~且慢功: 與會前準備好資料
會議起頭暖身(寒暄,正能量傳遞)
~終始功:目標讓公司同仁對於我的話題，議題感到興趣
1.討論會議結束內引發至少1個人的共鳴
2.下次會議看到至少1個人有效的回應(如報告)
~一步功:我還有,還要,還可以做什麼?
我要注意對方的表情
確認對於議題或話題有達到共識
~轉身功:還可以問問軟實力的老師
可以問問同事
可以請教他人如何引起共鳴
有無資料可以參考
2.3 行動計劃擬定
運用PDCA循環，每周呈現在微功夫練功週記
3. 微功夫練功週記 (對於選定的主題，微功夫練功應用的成效紀實
在本週 微功夫 轉身功 、 終始功 、 且慢功 與一步功 練功 應用
注意到 有些 什麼樣的變化？有什麼樣的感受？
遭遇什麼樣的挫折？
你如何克服這些困難？
學習到什麼樣的功課？
3.1 3/28~4/2 第1周微周記
因為第1季結束,邁向第2季,
本周進行部門溝通及向上溝通~目標引起共鳴
事件:總經理對於研發部門有所意見,如下~
Subject: 研發部門人員工作分配及角色優化事宜..
Dear Jeff and Candy,
有關公司行政管理部分..尚可再加強宣導..平時Jeff外出時,我亦交待徐處長及Thomas協助部門管理. Joyce協助跟進重要的案子進度.
Alvan協助承接放量生產製程.大家仍要以各自職掌之工作表現為最優先來處理.
希望短期內,可以發揮管理綜效..
1. 研發部門之工作安排及進度
最近寶**/力**菱*/反應多個基本盤案子之樣品要趕上進度..
2. 平時,(早/晚)下午4:00至5:30時,LAB助理已無緊湊的工作作業..(我們RD又要增補人員)>.
此部分, Jeff可以善加安排各助理之工作量及成果..
3. 新人高小姐之任用及期待.
3月16日正式以課長乙職報到..
連日來,經觀察,其平時之表現及期待
擔任課長乙職乃輔佐簡經理之管理,監督及日常管理事宜..
(此點,要稱其是新人,即由部門主管及人事明確要求及告知,權力,義務..).
a. 每個工作日必須顧頭,顧尾,確保團隊日常工作之妥善及安全..
b. 至少待工作下班後,確保人員,水電,氣,門窗之日常管理落實管理好
c. 主動針對工作環境之改善及5S做好管理
請人事,以管理部立場,協助簡經理向新人宣導及輔佐以改善現有管理能力
4. Jeff目前每週有三次至校園進修,亦要早晚Review好各研發同仁之工作進度及成果..(可優先交辦高小姐協助整理)
5. 吳顧問入廠時之配合
去年度2021年10月份吳顧問加入***團隊時.即由我明確交待Jeff,吳顧問入廠時,我司要有人陪同..
(當時以Johnny及張**課長)協同..
如今,已無我司人員協同下班..(3/30日僅由吳顧問一人獨自在3F作業)..
(此點,請明確排入人員協同)
請重新指派Johnny 及高小姐協助每週一/三(必須有一人協同留下來各自工作)..以確保團隊戰力..
6. 各助理之工作loading是否可以再增加?(以及期待新增人員,是否,現役同仁工作量已超出?) 請Jeff再深思.
以上.. 目前RD之弱項,必須優先協助改善..
劉總於2022年3月30日.
面對上述,通知部門會議於2022/3/31
17:00(選擇下班前半小時,目的讓團隊工作完成段落)
會議前我先將訊息line至研發群組,(目的讓研發團隊事先了解會議內容及主題)
開會前陸陸續續聽到同仁的不平及覺得被誤解,也從總經理聽到(1)對於研發團隊投入時間比例要求再提高,解決人力不足;(2)對於吳顧問的工作,總經理覺得團隊支持度仍不足(從這裡發現上司與下屬出現認知落差)
~且慢功
~終始功:目標與公司同仁產生良善的關係以外,有效提升部門運作
2022/3/31 17:00 進行會議結果:
1.
新進高課長,願意承擔總經理賦予協助我的任務
2.
研發團隊,願意再壓縮時間,支援無顧問
3.
但是,負面的情緒仍然存在,因為總經理未能肯定他們的努力
遭遇什麼樣的挫折？
2022/4/1 我向上與向下雙向溝通, 仍無法化解上司與下屬心中的不滿
你如何克服這些困難？
看到說話的藝術討論,如附件三
~一步功:我還有,還要,還可以做什麼?
我在4/2 早上發出了我對於下屬的一段話於研發部群組及總經理:
(運用說話的藝術,賞識力,同理心等等)
3/31 17:00 我召開研發部門會議提及再優化研發組織的運作,大家都很認同,
關於吳顧問,大家也都把他當作***的一份子,吳顧問也會體恤他們,想請他們吃飯(可惜疫情關係延後);
雖然吳顧問常常會有設計不良,工作規劃不妥,但是,世*和依*也會分享經驗,有的他會採納,大部分他會想照他的方式進行,大家仍會配合他,支持他,因為他是project leader,
我也會分享我的經驗給他,希望創造雙贏,帶來營業額
依*從難搞的龍哥到吳顧問, 她都能配合,而且有效率,而我需要她處理S** 難搞的EP-**產品系列,她現在能讓我不用分心去擔心生產EP-**系列,雖然,她需要正常下班,但是,她和我說會用工作效率去執行,我很珍惜她
世*會常常幫吳顧問整理技術資料,也會兼顧自己及我的所有研發專案及行政事宜,雖然他不是課長,他也不會和我計較這些,我很珍惜他
我告訴世偉這個月要搞定力**,APPLE 部分
淑*很認真地提供行政支援,尤其是整個UV室原料重新櫃位分類編排,原料資料優化整理,也整理仔仔細細給吳顧問,除此之外,她會幫美*,她都不會和我計較工作,我很珍惜她
筱*也是幫助所有的工程師們,只要一有空檔,就去和工程師要工單(因為我們不會把E**和膠*當作獨立的部門);
筱*也會認真和哲*溝通怎麼執行工作是有效的而且有效率,雖然外人看到他們的溝通是大聲如吵架般,其實,這是她們相處的模式
哲*我很放心把他交給郭博,他的工作規畫不足,我會指導他,有他和佐*在E**專案,我也安心了大半! ,我很珍惜他們
謝*處於退休年紀, 她目前是把我的專案當作自己的專案看待, 會去設想怎麼做會比較好
孟*在儀器管理，和歷年來比較，我的排名是第2,第1是林英達，後續要訓練她管理的能力，這部份會請徐處長及小*課長調教
回到吳顧問~他們很努力的支持吳顧問,希望您能從舜*line 群組體會到, 也希望您能看到整個運作全貌,
“我仍繼續強化研發組織”,這部分高課長,我認為可以幫我的忙,同仁們也認同她;
老葉我也會讓他在E*找到舞台,我很高興他們的加入
盈*就不用多說了,她即使已經調營業,常常關心及參與研發工作,我很珍惜她
大家都體認我們是生命共同體,
而我很珍惜***,總經理給我舞台,也讓我去學校念書,我的目標是產出產品,增加營業額
這幾天我先把國*搞定
總經理的回饋:(感受到我傳達的訊息及我們團隊的努力,對於未來行動,同仁的願意共體時艱)
團隊也一半的人,已讀有回,有產生部分共鳴
~轉身功:我也請教剛來的高課長,她有給予我一些建議,
例如:我是公司重要高階主管,我該如何扮演對於上司與下屬的傳遞訊息,目標宣達,任務指派;下屬的負面情緒化解
4. 成效說明與評估 :
你注意到前後有什麼 明顯的改變？
在溝通方面？其他方面的影響？
別人 對你 有些什麼觀察 與評價
待下周4/6上班日看看成效........
附件一、
盤點溝通壞習慣(溝通小不點):
1.
不當的語法/說法:
*說不當的語法:「不，但是，然而;no，but，however」: 可能你後面的建議能為這個想法的質量提升5%，但是卻把他的積極性下降了10%;讓聽者感覺想法被搶走
~改變:可以試著把great……but……換成另一種很神奇的說法，yes……and……把否定變成肯定。「你是對的，同時，你這樣做會更好。」
*說不當的語法:「我早知道了」（I knew it），會讓對方感受我知道的比你多，我懂的比你多，不要來浪費我的時間。
~改變: 你只需要說一句話，謝謝。
*說不當的語法:「這行不通」（It doesn't work），這種說法最大的問題，是負面情緒會像瘟疫一樣蔓延到周圍，大家見到你會自覺的躲開，不再和你討論。因為無論說什麼，你都是一句話，這行不通。
*找藉口（Because
of……），歸咎於一個和自己無關的事情上，證明自己是沒錯的。
~改變: 遇到任何需要抱歉的時候，我們就應該說，抱歉。
*說不當的語法:「直接講重點」: 這句話背後的心智模式是想表達，你說的全是廢話，你說的我全都不關心，別浪費我的時間了。
*說不當的語法:「我這人說話比較直」/「我就是這樣的人」，這兩句話背後都有一個共同的特點，就是對自己的放棄。放棄了用一種別人更能接受的方式去溝通交流，也放棄了改變的意願。
2.
不當的說話方式:
*音量太小或太大: 性格外向的人說話常音量大，而性格內向的人通常喜歡調低自己的嗓門
*語速過快，語調太激動: 說話太快，會給聽者造成信息過載; 讓人聽
3.
不當的說話態度:
*只顧自說自話，完全不顧對方，不太注意傾聽其他人的觀點
*說話頤指氣使，「審訊」口吻
*冷場，讓彼此都尷尬
*口不擇言，哪壺不開提哪壺: 聽者卻壓力倍增
*習慣打斷對方說話: 變相剝奪其他人的發言權，多一份尊重，別人才願意多一份傾聽。
*說個沒完: 浪費對方時間資源
*質疑他人的觀點: 顯得自己太過於精細，也不夠大度。
*喃喃自語: 有什麼話可以當面說清，不要自己在私底下多說
*習慣只表述自己立場:尊重他人的觀點
*完全不留給對方空間:有時適當的讓利，關係長長久久
*說話難引起共鳴
引用資料:
1. 想改掉職場溝通的壞習慣，先從戒掉這8句話開始 - 今天頭條
https://twgreatdaily.com/np61D28BMH2_cNUgU_jn.html
https://kknews.cc/zh-tw/psychology/89m8p6l.html
https://kknews.cc/zh-tw/psychology/89m8p6l.html
附件二、盤點溝通好習慣(溝通小丁點):
給予對方適當回應,最好讓對方感覺被重視,
1.言詞:
*配合對話的節奏，簡單回應「嗯嗯」、「然後呢」、「是嗎」、「原來如此」,不過,也要避免對方覺得你在敷衍:
*有時重複對方的部分話語如"我最近又要打工又要讀書很晚,很累!";你可以回應:"是啊!這樣會很累"~展現同理心
*適時可以對方肯定的話語:"你很棒","有你真好",”謝謝***”
2.肢體:
*微笑,帶來好氛圍:這是很容易讓對方感到舒服的方式
*點頭示意
*眼睛看著對方,讓對方感受你的尊重,不要東張西望
*適當的肢體接觸,讓對方感受你有所連結:如握手,揮手示意,拍拍肩膀,不過要避免讓對方覺得騷擾
*選擇適當的位置:保持適當的距離,相同的高度,讓對方不會有壓迫感
3.態度:
*讓對方感受你正在聆聽 ,不要打斷對方的說話
*適時的提問及接話:讓對方感受到有互動
* * *
後續:
